Как организовать
и успешно провести
онлайн-конференцию.
Пошаговый гайд

1. Выбор формата: полностью онлайн или гибридная

Здесь мы вам не подскажем какой формат выбрать для запуска онлайн конференции, так как он полностью зависит от цели мероприятия и физического расположения спикеров и иных профессионалов, задействованных в проекте. Расскажем какие есть варианты, а вы уже — выбирайте сами!

1. Формат живой конференции с организацией прямой трансляции для удаленных зрителей с использованием специального оборудования. Все спикеры физически выступают, зрители присутствую в студии или конференц-зале, а также смотрят трансляцию удаленно.
2. Формат гибридной конференции — когда часть спикеров физически присутствует зале, а часть присоединяются к прямой трансляции удаленно. Зал, как правило, оснащен профессиональной аппаратурой, в том числе большим экраном, на котором зрители видят всех спикеров.
3. Формат конференции на удаленке не подразумевает видеосъемки, однако, например, научные и медицинские сообщества часто организуют масштабные удаленные онлайн конференции с большим количеством единовременных потоков, со своими спикерами в каждом отдельном зале и с возможностью коммуницировать между собой онлайн — такие конференции требуют высокой степени подготовки и большого количества профильных специалистов. Другими словами, даже полностью удаленные онлайн конференции могут быть в разы сложнее с точки зрения технического сопровождения и организации, чем физическая конференция в студии или в специально оснащенном зале.

2. Выбор локации: конференц-зал или небольшие аудитории

Если формат конференции «живой» или «гибридный», вам потребуется или конференц-зал, или тематическая аудитория (студия). Если же формат полностью удаленный, и все зрители будут смотреть трансляцию только онлайн, а спикеры будут подключаться из своих точек, то и локация здесь не понадобится, достаточно только наличие необходимого оборудования. Однако при проведении конференции в онлайн формате важно обеспечить качественную связь и адаптировать контент под аудиторию, чтобы сделать мероприятие максимально вовлекающим и информативным. Но если у вас есть главный спикер, то его можно было бы, например, профессионально снимать в студии, а остальных уже выводить в эфир из их собственных точек доступа к платформе трансляции. Одно мы вам скажем точно — в Netclip мы сделали 2 очень удобные презентации по самым лучшим локациям Москвы для организации онлайн-конференций. Мы собрали и конференц-залы, и интересные интерьерные студии для съемок, чтобы сэкономить время нашим клиентам на поиски подходящей локации. Аппаратуру и специальное оборудование мы подбираем под каждую отдельную конференцию, учитывая ее задачи.

3. Технический сценарий
онлайн-конференции

Мы знаем, что в медицинских и научных сообществах, где спикерами является профессура и иные профессионалы смежных областей, да и в государственных учреждениях при организации онлайн конференции встает вопрос о том, что и спикеры, и темы их выступлений, и сами презентационные материалы утверждаются лишь в самый последний момент — часто буквально за 24 часа до события, поэтому сначала мы утверждаем с организаторами первичный сценарий:

1. Основная тема конференции
2. Примерное количество участников
3. Структура трансляции и длительность
4. Перерывы
5. Обложки, перебивки, обратный отсчет времени
6. Визуальный стиль онлайн конференции
7. Дополнительное оборудование и специальная аппаратура

4. Выбор платформы
для проведения онлайн-конференции

Не все знают, но часто для простой онлайн трансляции подойдет даже Skype. Естественно, если у вас синхронный перевод, и не на один язык, например, то понадобится ZOOM. Платформ много, и у каждой есть свои бенефиты и «подвохи», которые нужно изучить заранее. В ZOOM, например, для синхронного перевода потребуется покупать дополнительно лицензионное расширение, а также заранее создавать конференцию с учетом функции перевода, другими словами — в день конференции «открыть» дополнительную функцию перевода не получится.

5. Внешний вид вашей конференции

Вы хотите, чтобы ваша онлайн конференция выглядела как настоящий телевизионный эфир или домашний Skype-call? В Netclip своим клиентам мы предлагаем динамические решения:

1. Анимированный отсчет обратного времени
2. Смена кадра, которая может быть оформлена в виде фирменного стингера или мува
3. Плашки с именами и должностями спикеров в разных форматах, с анимационными эффектами
4. Создаем фирменный фон трансляции (динамический с добавлением аудио-оформления).
5. По желанию в конференцию можем внедрить тематическую бегущую строку.
6. А еще мы можем заранее снять сюжет и внедрить его в прямой эфир или же сам заказчик, предоставит нам готовые сюжеты для внедрения по сценарию.

6. Репетиция (прогон) онлайн-конференции

Очень важно подготовить спикеров к технической части конференции, а именно: обучить, как подключиться к эфиру, настроить звук, видео-картинку и пр. Так называемый прогон мероприятия — это проведение ивента от начала и до конца, другими словами — репетиция, чтобы ни у кого не осталось вопросов. Это особенно актуально для конференции в онлайн формате, где от технической подготовки зависит успешность всего события.

7. Подготовка локации

Выезжайте на локацию заранее, чтобы протестировать интернет и четко понимать какими техническими средствами владеет площадка, а какими нет, проверьте работу всей аппаратуры, другими словами, что вам нужно будет привезти с собой и как подготовить зал.